Wie erzeuge ich eine PDF-Datei?

Mittlerweile besitzen fast alle professionellen Grafik- und  Layoutprogramme auch ein spezielles Exportfilter für das Portable Document Format (PDF), um Dokumente programmunabhängig zwischen verschiedenen Rechnern und Betriebssystemen auszutauschen.

Komplizierte Dokumente oder Belichtungsdateien für den Druck sollten Sie immer über den Weg des Destillierens mit dem (kostenpflichtigen) Programm Acrobat oder Acrobat Distiller in PDF-Dateien umwandeln. 

Einfache Dokumente lassen sich aber auch auf kostengünstigere Weise aus fast allen Programmen heraus mit einem kleinen Trick in PDF-Dateien umwandeln: Dazu installieren Sie auf Ihrem Rechner einen speziellen Druckertreiber, der PDF-Writer genannt wird und den Sie sich bei Adobe herunterladen können. Nach der Installation dieses Neuen Druckers steht Ihnen dann aus allen Programm heraus dieser Acrobat PDFWriter (Eigenschaften: an Datei) zur Verfügung und schreibt Ihnen eine PDF-Datei Ihres Dokumentes an einen anzugebenden Zielort. 

Mit dem Trick über den Drucker haben Sie auch ohne die Investition in das Acrobat-Programm-Paket Gelegenheit zur Teilhabe an dieser neuen Technik. Wenn Sie regelmäßig Vorlagen erstellen oder das PDF-Format als Standard bei Ihrer Dokumenten-Ablage verwenden, sollten Sie zum Vollprogramm Acrobat wechseln. Die Einstellmöglichkeiten sind weiter und feiner und neben internen Sprungmarken, Indizierung und Querverweisen erstellen Sie damit auch sogenannte Thumb-Nails (verkleinerte Abbildungen ganzer Seiten). Bei mehrseitigen Vorlagen ist das eine wirkungsvolle Navigationshilfe. 

Alternativen: Natürlich können Sie Ihre Textdateien auch zuerst in ein Grafikprogramm importieren, dort das Layout fertigstellen und von hier aus mit dem eingebauten Filter den PDF-Export vornehmen. Da die Definition des PDF-Formats letztlich auf Postscript basiert, können Sie von dort aus auch sogenannte EPS-Dateien schreiben lassen (Encapsulated PostScript / Eingebettetes PostScript). Mittels des Wandlungswerkzeugs Acrobat Distiller erzeugen Sie dann exakt definierbare PDF-Dateien.

Die phyikalische Auflösung von PDF-Dateien (Feinheit der Bild-Daten, angegeben in dpi = dots per inch) lassen sich in weiten Grenzen genau definieren. Je höher die Auflösung, desto feiner das Druckbild der Bilder, aber desto größer die Datei. 

Dabei ist die Auflösung für reine Textdarstellung unerheblich, weil Text in PDF-Dateien immer als Text gespeichert wird. Wenn Sie reine Text-Seiten ins PDF-Format konvertieren wollen, reicht die niedrigste Auflösung aus. 

Nur die Bilder, Grafiken, Logos und Hintergründe werden mit stärkerer Auflösung feiner dargestellt und sind bei zu niedriger Auflösung unscharf oder unvollständig. Bei Dokumenten mit solchen Grafiken und Bildern verwenden Sie die für Ihren Zweck passende Auflösung. Typische Auflösungen sind:

72 dpi für Dokumente, die innerhalb des Internet ansehbar sein sollen oder nur Text enthalten (Vorteil: kleine Datei, schnelle Ladezeiten, Nachteil: beim Ausdruck auf heimischen Drucker unscharfe Grafiken)

300 dpi für Dokumente, die Grafiken beinhalten und auf einem Laserdrucker ein sauberes Druckbild erzeugen sollen), also bei allen Arten der Dokumenten-Archivierung. 

2.400 dpi für den professionellen 4-Farb-Offset-Druck bei Dateien, die feingerastert von einer Druckerei vervielfältigt werden sollen. Sprechen Sie die Fachleute Ihrer Druckerei oder die Grafik-Leute Ihrer Agentur vorher auf jeden Fall darauf an und lassen Sie sich genau erklären, wie Sie die Einstellungen dann vornehmen sollen. Dieses Feld ist sehr komplex und auch hier liegt der Fehlerteufel meist in Details.

Download des PDF-Writer-Druckertreibers
Gestaltete Anzeigen als PDF weitergeben

Nach dem Drucken-Befehl wählen Sie den Acrobat-PDF-Writer aus. Es erscheint ein Menü wie das folgende:

Hinter dem Button [Eigenschaften] nehmen Sie die Grundeinstellungen für die PDF-Datei vor. Dieses Menü funktioniert wie jedes andere Drucker-Menü. Hier bestimmen Sie die allgemeine Auflösung für Ihren Zweck (und indirekt damit die Größe der Datei), die spezielle Bildauflösung sowie die Einbettung von Schriften. 

Im Reiterfeld [Seiteneinrichtung] legen Sie neben dem Format und der Skalierung auch die allgemeine Auflösung der Grafikanteile in Ihrem Dokument fest (siehe Abb. rechts). Für Bildschirmansicht optimierte PDFs wählen Sie [MONITOR], was 72 dpi entspricht. Für höherwertigen Ausdruck 300 oder 600 dpi. 

Diese allgemeine Auflösung können Sie anschließend im Reiterfeld [Komprimierung] für die verschiedenen Grafik- und Bildelemente nach Gruppen einzeln modifizieren (Abb. links). Dabei ist jeder Art von Bildern eine bestimmte Auflösung zuzuordnen. 

Wenn Sie z. B. ein Schwarz/weißes Logo-Bitmap fein dargestellt haben möchten, auf die feinsten Details Ihrer Farbbilder aber verzichten können, wählen Sie hier für die beiden Bild-Gruppen unterschiedliche Auflösungen. Bei der Vollversion von Acrobat haben Sie hierbei noch mehr Möglichkeiten der Einstellungen, auch sind dort Farb- und Graustufenbilder einzeln einstellbar und die Komprimierungstechniken der Bilder sind mit mehr Optionen ausgestattet.

Im Reiterfeld [Schrifteinbettung] entscheiden Sie über die Strategie Ihrer Schriftenwahl. Eingebettete Schriften erhöhen die Dateigröße, sie sind ja dann Teil der PDF-Datei. Bei vielen Schriften in Ihrem Dokument ist dieses Kriterium eventuell wichtig. 

Für die reine Archivierung Ihrer Dokumente oder die interne Verwendung brauchen Sie die Schriften nicht einbetten, denn diese haben Sie bei Ihren eigenen Rechnern ja alle installiert. Falls Sie in einem Dokument spezielle Schriften verwenden, betten Sie nur diese ein. (Zum Umgang mit Schriften können wir Ihnen die Info-Seiten in unserem Typo-Labor empfehlen). 

Wenn Sie Dokumente ins Web stellen oder sonstwie weitergeben, sollten Sie immer alle Schriften einbetten. Nur damit können Sie sicherstellen, dass Ihre PDF-Datei überall gleich aussieht. 

PDF-Belichtungs-Datei erzeugen mit Acrobat Distiller:

Farbseparierte Druckdateien zu erzeugen und anständige Postscript-Dateien zu schreiben, die von einem Belichtungsstudio ohne Probleme verarbeitet werden können, ist ein Job für versierte Kenner der komplexen Materie. Fragen Sie deshalb die Spezialisten, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Grundsätzlich funktioniert die Erzeugung von PDF-Seiten mit dem Vollwerkzeug Distiller genauso wie im PDF-Writer. Sie benutzen beim Drucken dann nicht den Writer, sondern den sogenannten Distiller-Assistant oder einen passenden Postscript-Drucker, der Ihnen .PS oder .PRN-Dateien liefert, die Sie im Distiller öffnen und konvertieren. Allerdings sind die Einstell-Varianten hier wesentlich umfangreicher (damit steigt allerdings auch die Möglichkeit, etwas falsch zu machen). 

Die wichtigste Frage ist die nach der Auflösung. Ein feines Druckraster benötigt eine höhere Datenauflösung als ein deutlich sichtbares Zeitungsraster. Grob gesagt gilt:

Außerdem sind die Bedingungen, wie solche Daten weiterverarbeitet werden, genauso vielfältig wie es Druckmethoden gibt. Hier spielt die Zielvorgabe, was genau mit den Daten geschehen soll, eine entscheidende Rolle. Einige Beispiele:

Die Daten werden als Einzelseiten direkt auf Film belichtet und die Filme dann per Hand und gutem Auge montiert. Hierbei ist auf die eingestellte maximale Filmgröße des Belichters zu achten, die Datei sollte farbsepariert mit richtiger Farbwinkelung und exakten Überfüllungen sowie allen nötigen Beschnitt- und Passermarken geschrieben sein.

Die Dateien werden in ein sogenanntes Ausschießprogramm (wie z.B. Imposition) importiert, dort elektronisch auf Druckbogenstand gesetzt und dann erst auf einen Bogenbelichter oder Plattenbelichter geführt. Hier ist die Seitenreihenfolge wichtig und die Datei braucht Beschnittmarken. Bei modernen Systemen mit integrierter Separation und Druckpunktkurve im RIP (Raster Image Prozessor) müssen alle Farbelemente neutral definiert sein.

Die Dateien werden in ein Layout-Programm importiert (wie z.B. InDesign, PageMaker, Quark), dort plaziert und erst dann separiert und belichtet. Solche Teile (z.B. Anzeigen) brauchen nur die Schnittmarken, die Auflösung des Endproduktes und eingebettete Schriften. (Siehe auch Zusammenfassung Gestaltete Anzeigen als PDF weitergeben )

PDF-Dateien in HTML einbetten:

Jede PDF-Datei, die im Internetbrowser direkt angezeigt werden soll, braucht eine eigene HTM-Seite, in der sie aufgerufen wird.  Dabei benutzen die unterschiedlichen Browser zweierlei Methoden, um PDF anzusprechen: Das Kommando iframe oder embed. Deshalb sind beide Kommandos nacheinander zu verwenden. Ein Link auf die HTM-Datei (z.B. 001.htm) öffnet darin die PDF-Datei (z.B. datei001.pdf). 

Beispiel: 001.htm