Wie Sie PDF-Dateien erstellen: Tipps und Tricks vom Profi
Was ist ein Portables Dokumenten-Format (PDF) ?

Zuerst einmal sollten Sie im Besitz des Leseprogramms Acrobat Reader sein, dass unter http://www.adobe.com kostenlos für alle gängigen Betriebssysteme und Plattformen downloadbar ist oder auch auf vielen CDs beiliegt. Mittlerweile gibt es davon 3 gängige Versionen, nämlich Version 3, 4  und 5. Die neueste Reader-Version öffnet immer auch ältere PDFs, aber eine 4er PDF lässt sich im 3er Reader nicht öffnen. Zur Zeit ist der 4er der Standard.

Für die Online-Ansicht innerhalb eines Browsers wie InternetExplorer oder Netscape ist zusätzlich noch eine spezielle Browser-Erweiterung nötig, die sich sich mit dem Reader automatisch installiert. 

Beachten Sie: Der Ladevorgang einer PDF-Datei muss zuerst abgeschlossen sein, bevor ein Browser sie vollständig anzeigt. Bei großen Datenmengen und / oder langsamen Internetverbindungen kann das schon einige Zeit dauern, bevor mensch was sieht. Geöffnete PDF-Dateien lassen sich mit dem Speicher-Button des Readers abspeichern und anschließend lokal öffnen. Navigation

Eine lokale PDF-Datei lässt sich durch Doppelklick im Explorer öffnen. Im Hintergrund startet dann der Acrobat Reader automatisch, und bringt die Datei zur Anzeige. Sie können auch von Hand zuerst den Reader starten und dort im Menü mit [Datei / öffnen] jede PDF-Datei aufmachen.

Fehlerquellen beim Anschauen:
Im Reader-Fenster wird nichts angezeigt: Online ist der Ladevorgang einer PDF-Datei meist länger als lokal. Bei mehrseitigen Dokumenten oder großen Datenmengen und/oder langsamen Telefonverbindungen kann das schon seine Zeit dauern, bevor Sie was sehen. Mit dem Browser-Befehl [Ziel speichern unter...] (rechte Maustaste/WIN) erreichen Sie den Download der Datei auf die lokale Festplatte. Diesen Download können Sie im DFÜ-Verbindungsfenster kontrollieren. Wenn da nix passiert, ist Ihre DFÜ-Verbindung abgebrochen. >>> Starten Sie diese dann neu. 

Schriften sind gezackt und grob aufgelöst oder Bilder sind zu grob gerastert: Manchmal werden Daten aus Layout-Programmen im Postscript-Format in PDF-Dateien umgewandelt. Dabei wurde z.B. eine niedrige Bildschirmauflösung für die Anzeige von Kurvengrafiken und / oder Fotos gewählt, um die Datei klein zu halten. Gleichzeitig funktioniert die sogenannte Kantenglättung des Browsers nur bei Texten, nicht bei Grafiken. Diese erscheinen dann grob gerastert. >>> Drucken Sie die Datei einfach auf einem besseren Laserdrucker aus, der dabei die Kantenglättung übernimmt oder schauen Sie in den Grundeinstellungen Ihres Readers nach, ob Sie die Funktion Kantenglättung angehakt haben.

Die PDF-Datei heißt nach dem Download .zip und lässt sich im Reader nicht öffnen: Um zu verhindern, dass downloadbare Dateien von modernen Browsern direkt angezeigt werden, verpackt der Absender seine PDF-Datei mit einem Packprogramm wie z.B. WINZIP. Die gesendete Datei muss dann erst mit einem Entpackungsprogramm „entzippt“ werden, um die PDF-Datei zu erhalten. Manchmal befinden sich in .zip-Dateien auch mehrere Einzeldateien. >>> Besorgen Sie sich einen Entpacker (z.B. bei http://www.winzip.com/download.htm ).

Ich sehe nur den oberen Teil der Seite: Die Darstellungsgröße innerhalb des Readers ist frei wählbar. Manchmal ist der Vergrößerungsmaßstab so eingestellt, dass sich zuerst nur der obere linke Teil einer Seite zeigt. Wenn dieser dann zufällig weiß ist, glauben Sie, dass es nicht funktioniert. >>> Schauen Sie zuerst mal links unten auf die Anzeige des Zooms oder lesen Sie weiter in dem folgenden Kapitel.

Die Navigation in Acrobat: ( Zu den Besonderheiten bei der Navigation innerhalb eines Browserfensters )
Nach dem Start des Readers erscheint Ihnen folgende Navigationsleiste am Kopf Ihres Fensters:

Zu den üblichen Drop-Down-Menüs (Datei, Bearbeiten usw.) und dem gewohnten „offenen Aktendeckel“ oder dem kleinen Drucker bieten Ihnen diese Symbole volle Kontrolle über die Navigation im Reader. Wenn Sie die Maus auf die Symbole ziehen ohne zu klicken, erscheint ein kleines gelbes Erklärungsfenster neben dem betreffenden Symbol. 

Unten links am Rand Ihres Fensters erscheinen weitere Anzeigen:
 

Das Blättern bei mehrseitigen Dokumenten geschieht mit den Pfeiltasten im oberen oder unteren Menü. Eine bestimmte Seite erreichen Sie direkt nach Doppelklick und Eingabe im unteren weißen Anzeigenfeld (hier 1 von 292). Die Pfeiltasten mit den Endbalken dran bringen Sie direkt an den Anfang oder das Ende des Dokumentes.

Hinter dem kleinen Pfeil rechts oben verbergen sich Adobe-üblich weitere Menüs und Anzeigen zum Dokumenteninfo, den eingestellten Sicherheitsfunktionen, den eingebetteten Schriften sowie das Hauptmenü der allgemeinen Grundeinstellungen. Diese sind auch über das Menüfeld Datei / Grundeinstellungen erreichbar. Dort ist das Verhalten des Readers generell einstellbar und hier sollen jetzt einige Hinweise mal genügen:

Allgemeine Grundeinstellungen: Hier ist nämlich der Grenzwert einstellbar, ab dem Sie Schrift bzw. Text als solchen erkennen. Wenn hier z.B. 20 PIX eingetragen ist, sehen Sie in Ihrem PDF-Dokument nur graue Balken. Außerdem aktivieren Sie hier die Glättungsfunktion von Texten und Sie können auswählen, ob Ihnen großformatige Bilder überhaupt angezeigt werden.
Weiterhin können Sie darin festlegen, ob Ihnen mehrseitige Dokumente als Doppelseite oder fortlaufend angezeigt werden. All diese Einstellungen verändern nicht den Inhalt der Datei, sondern nur die Art und Weise, wie Sie sie sehen.

Mit den Buttons zur Seitenansicht entscheiden Sie, wie groß ihr Dokument angezeigt wird. Die Optionen sind: Originalgröße, Ganze Seite (bildschirmfüllend) oder Fensterbreite. 

PDF-Dateien enthalten manchmal zur besseren Übersicht sogenannte Thambnails der Seiten, die Ihnen in einer Extra-Spalte angezeigt werden. Diese können Sie mit nebenstehendem Schalter ein- und ausschalten.

Das Wekzeug „Hand“ lässt Sie das Dokument im Fenster verschieben.

Mit der Lupe können Sie den Zoom steuern. Ziehen Sie dazu einfach einen Ausschnitt über wichtige Passagen des Dokuments. Die Anzeige stellt sich automatisch auf den gewünschten Ausschnitt. Oder Sie klicken mit aktiver Lupe auf den Text. Er wird schrittweise vergrößert. Bei gleichzeitigem Drücken der [Strg]-Taste auf Ihrer Tastatur verkleinert sich die Ansicht wieder.

Mit dem Text-Auswahl-Werkzeug können Sie Text markieren und mit den Tastatur-Tasten [Strg] und gleichzeitig [c] in die Zwischenablage Ihres Rechners laden. 

Das kleine Fernglas eröffnet Ihnen die Suche nach bestimmten Wörtern. Ganze Textabschnitte oder sogenannte Indexe (Schlagwörter der Datei) finden Sie mit dem zweiten Fernglas. Die Datei muss allerdings solche Indizes beinhalten. 

Die Acrobat-Navigation innerhalb eines Browser-Fensters
Innerhalb eines Browsers öffnet sich Acrobat mit einem eigenen Fenster. In ihm erscheinen die bekannten Menü-Buttons (Zur Übersicht ) mit denen Sie die die Ansicht der PDF-Datei steuern können. Wichtig ist, dass Sie die Navigationsbuttons des Reader-Fensters benutzen und nicht die Browser-Buttons. Eine typische Ansicht zeigt folgendes Bild:

Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie das geladene Dokument als PDF-Datei auf Ihre Festplatte. Von dort aus ist sie mittels Reader lokal zu öffnen. 

Beim Speichern mit dem Browser-Menü unter [Datei / Speichern] speichern Sie meist nur die HTML-Seite ab. Beim Drucken ergeht es Ihnen genauso. Wenn Sie eine PDF-Datei ausdrucken wollen, nutzen Sie das Drucker-Symbol des Readers.

Bei weitergehenden Fragen ( Zur Fehlerliste ) nutzen Sie bitte die eingebauten Hilfe-Dateien des Readers oder die Online-Hilfe von Adobe.